1. Inschrijving

Inschrijving vindt plaats op individuele basis, door het invullen van het inschrijfformulier via ScoutsOnline. De inschrijver is verantwoordelijk voor de juistheid van alle ingevulde gegevens. Om te kunnen inschrijven moet de medewerker lid zijn van Scouting Nederland. Inschrijven betekent dat de medewerker akkoord gaat met deze deelnemersvoorwaarden. Per omgaande wordt een e-mail verzonden met een bevestiging van de inschrijving.

 

2. Deelnemersbijdrage

De deelnemersbijdrage bedraagt €22.50 euro per medewerker. In dit bedrag is begrepen: voeding, koffie en thee, een LSW badge en kampeervoorzieningen.

 

3. Verzorging en gezondheid

We gaan voor de voeding uit van een normaal voedingspakket en eventueel eenvoudige dieetaanpassingen. Moeten we extra kosten maken voor medicijnen of een bijzonder dieet, dan komen deze, na overleg, voor rekening van de medewerker. Dieetwensen dienen uiterlijk zeven dagen voor aanvang van de LSW op het inschrijfformulier te worden aangegeven.

 

Zijn de gezondheid van de medewerker (lichamelijk en/of geestelijk), het gebruik van medicijnen of een speciaal dieet zodanig, dat wij vraagtekens hebben bij deelname aan de LSW, dan kan het organisatieteam de medewerker van deelname uitsluiten.

 

Wijzigingen in de gezondheidstoestand die van belang kunnen zijn, moeten gedurende het hele traject direct worden doorgegeven aan het organisatieteam, door middel van een actualisatie van het inschrijfformulier (via Scouts Online). Door met deze deelnemersvoorwaarden akkoord te gaan geeft de medewerker toestemming voor spoedeisende hulp.

 

4. Verzekeringen

Als lid van Scouting Nederland valt een medewerker onder de WA- en ongevallenverzekering van Scouting Nederland. Deze verzekering is secundair; dat betekent: aanvullend op de eigen WA- en ongevallenverzekering. Dit betekent dat altijd eerst de eigen verzekering aangesproken wordt en in tweede instantie een beroep gedaan kan worden op de verzekering van Scouting Nederland. Er is geen reisverzekering bij de prijs inbegrepen, iedere medewerker moet die zelf afsluiten. De organisatie van de LSW of Scouting Nederland kan niet aansprakelijk worden gehouden voor verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van medewerkers tijdens de LSW.

 

5. Betaling

De betaling van het deelnemersgeld dient direct bij inschrijving via IDEAL te geschieden.

 

6. Annulering

Deelname aan de LSW kan tot 10 dagen voor aanvang van de LSW kosteloos worden geannuleerd. Indien wordt geannuleerd binnen 10 dagen voor aanvang van de LSW dan wordt de volledige deelnemersbijdrage in rekening gebracht.

 

7. Roken, alcohol, drugs

Gedurende de LSW is het bezit en gebruik van drugs verboden. Roken is alleen toegestaan voor medewerkers op de daarvoor aangewezen locaties. In de aanwezigheid van jeugddeelnemers is roken niet toegestaan. In de medewerkersbar zijn 's avonds frisdranken, bier en wijn tegen betaling verkrijgbaar. Verder zijn het bezit en gebruik van alcohol op het terrein niet toegestaan.

 

8. Beeldmateriaal

De organisatie van de LSW heeft het recht om beeldmateriaal dat tijdens de LSW is gemaakt, te gebruiken voor publicitaire doeleinden zonder aparte toestemming van de medewerker. Dit geldt ook voor beeldmateriaal dat door de medewerker is overgedragen aan de organisatie. Medewerkers kunnen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. een verzoek ter verwijdering van materiaal indienen indien een medewerker prominent op media, beheerd door de LSW, zichtbaar is en het daar niet mee eens zijn. De media kunnen worden verwijderd worden of de medewerker kan onherkenbaar gemaakt worden.

 

9. Gedrag/normen en waarden

Wanneer jeugddeelnemers of medewerkers zich ernstig storen aan het gedrag van iemand en zich belemmerd voelen in hun LSW beleving is er sprake van aanstootgevend gedrag. De projectleiding behoudt zich het recht voor om medewerkers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan de LSW. Deze medewerkers kunnen vervolgens geen aanspraak maken op restitutie van de betaalde deelnemersbijdrage.

 

10. Ontwerp- en eigendomsrecht

De ontwerp- en eigendomsrechten van alle producten, activiteiten en programma’s die ten dienste van de LSW worden ontwikkeld door een medewerker worden overgedragen aan Scouting Nederland. De in opdracht van de LSW ontwikkelde ontwerpen, producten en programma’s mogen niet zonder voorafgaande toestemming van de projectleiding worden gebruikt door individuen.

 

11. Aanwezigheid

Alle medewerkers zijn gedurende de hele LSW aanwezig. Voor medewerkers duurt de LSW van vrijdagavond 21:00 tot maandagavond 18:00. Voor bepaalde functies is het nodig om al eerder en/of langer aanwezig te zijn. Hierover maak je aparte afspraken met het organisatieteam.

 

12. Huisdieren

Uit het oogpunt van hygiëne is het niet toegestaan een huisdier mee te nemen naar de LSW.

 

13. Declaraties 

Medewerkers zien af van declaratie van hun onkosten zoals reis-, vergader-, porto en telefoonkosten. Alleen OT-leden kunnen, na overleg met de penningmeester, hun reiskosten vergoeden. Overige declaraties moeten uiterlijk 7 dagen na afloop van de LSW ingediend worden middels een volledig ingevuld declaratieformulier bij het diensthoofd, en moeten voorzien zijn van de originele bonnen. Per LSW onderdeel is er voorafgaand aan de LSW een budget opgesteld. Zonder toestemming van de penningmeester is het niet toegestaan van deze budgetten af te wijken. Alle bedragen boven het budget, waar vooraf geen toestemming voor gegeven is door de penningmeester, zullen niet worden uitbetaald. Voor fiattering gelden de volgende goedkeuringen:
€50,- tot € 250,- Teamhoofd
€ 250, - tot € 500,- Penningmeester
groter dan € 500,- Projectleider


14. Financiële verplichtingen

Ter bescherming van medewerkers dienen alle contracten door de projectleiding van de LSW te worden getekend. Contracten kunnen ter ondertekening worden aangeboden bij de penningmeester. In de contracten mag geen sprake zijn van toezeggingen over tegenprestaties zonder toestemming van de projectleiding. In de contracten dient duidelijk omschreven te worden: de te leveren prestatie, kwaliteit, prijs, BTW en in geval van huur, hoe de verzekering is geregeld.

 

15. Gebruik van gegevens

De medewerker gaat akkoord met het ontvangen van berichten op zijn/haar emailadres en mobiele telefoon. De door de medewerker opgegeven gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de LSW.

 

16. Tot slot

Voorts is het huishoudelijk reglement van de vereniging Scouting Nederland onverminderd van kracht. Dit reglement is te vinden op www.scouting.nl. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de projectleiding.