Deelnemersvoorwaarden 2023

Inleiding

Elk jaar tijdens het Pinksterweekend vinden de Landelijke Scouting Wedstrijden (LSW) plaats. Dit weekend verzamelen zich honderden scouts uit heel Nederland om te strijden voor de titel: ‘Beste Scoutinggroep van Nederland’. Een belevenis voor alle deelnemende scouts en voor de ruim 150 medewerkers die dit mogelijk maken.

Deelnemers

Een ploeg moet uit minimaal 5 en mag uit maximaal 7 personen bestaan. Deelnemers mogen op de eerste dag van de LSW niet ouder zijn dan 15 jaar, en niet jonger zijn dan 11 jaar. In een ploeg van vijf personen mogen maximaal twee leden 15 jaar zijn, voor ploegen van zes of zeven personen geldt dat hooguit drie leden 15 jaar mogen zijn. Ploegen die een of meer leden hebben die te oud zijn of een onevenwichtige leeftijdsverdeling kennen, worden van deelname uitgesloten.

1. Algemene voorwaarden

  1. Vereniging Scouting Nederland is voor de LSW de organiserende partij en wederpartij voor de deelnemers.
  2. De LSW wordt gehouden Scoutcentrum Buitenzorg te Baarn.
  3. Aankomst zaterdag 27 mei  8.45 uur en einde maandag 29 mei om 15.30 uur.
  4. De huisregels van de LSW zijn onlosmakelijk verbonden aan deze deelnemersvoorwaarden. Bij het akkoord gaan met de voorwaarden gaat de deelnemer automatisch akkoord met de huisregels. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich aan deze huisregels houden. Het organisatieteam behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot uitsluiting van verdere deelname aan het evenement.

2. Inschrijving

  1. Inschrijving is mogelijk vanaf 1 maart 2023.
  2. Inschrijving  van  de  ploeg  moet  plaatsvinden  binnen  10  dagen na  afloop  van  de  RSW. Daarna  vervalt  het  recht  op  deelname  van  de  ploeg en behoudt  de  LSW  organisatie  zich  het  recht  voor  om  de  plaats  aan  een  andere  regio  toe  te kennen.
  3. Inschrijving vindt plaats door een staflid, groep of de regio.
  4. Inschrijving vindt plaats door het invullen van het inschrijfformulier in Scouts Online (SOL), te vinden https://sol.scouting.nl/as/form/44553/participant/new/
  5. Inschrijven betekent dat (de wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer akkoord gaat met deze deelnemersvoorwaarden.
  6. Per omgaande wordt een e-mail verzonden met een bevestiging van de inschrijving.
  7. De uiterste inschrijfdatum is 21 mei 2023.
  8. Minderjarige deelnemers dienen het inschrijfformulier te laten ondertekenen door hun wettelijke vertegenwoordigers.
  9. Wijzigingen in de informatie op het inschrijfformulier en de gezondheidsformulieren dienen direct te worden doorgegeven aan de organisatie.

3. Deelnemersbijdrage & betaling

  1. De deelnemersbijdrage is voorlopig vastgesteld op € 52,50 (zegge tweeënvijftig euro en vijftig cent) per persoon. Voor deze deelnemersbijdrage krijgt de deelnemer:
    • Deelname aan de LSW inclusief kampeeraccommodatie, programma en voeding.
    • Een t-shirt en badge
    • Informatie gedurende het gehele traject.
  2. De deelnemersbijdrage wordt jaarlijks op 1 januari definitief vastgesteld met de begroting voor het evenement.
  3. Betaling van de deelnemersbijdrage wordt gedaan via IDeal.
  4. Bij inschrijving dient direct het inschrijfgeld  voor de hele ploeg ineens voldaan te worden.
  5. Als de betaling niet is gelukt via Ideal, volgt eerst een herinnering. Als binnen de in de herinnering genoemde betaaltermijn het bedrag ook niet ontvangen is, volgt uitsluiting van deelname. In dit geval zal de overeenkomst door Scouting Nederland worden beëindigd en zal Scouting Nederland reeds betaalde bedragen terugbetalen, met inachtneming van de annuleringsregels in art. 5. 
  6. Mocht een deelnemer geen gebruik willen of kunnen maken van een deel van de aangeboden activiteiten of faciliteiten, zonder dat er sprake is van annulering of uitsluiting van de deelname, dan blijft de gehele deelnemersbijdrage verschuldigd.
  7. De deelnemer ontvangt geen factuur per post, deze is te downloaden vanuit Scouts Online.

4. Verzekering

  1. In de deelnemersbijdrage zit geen reis- en bagageverzekering. Verlies van en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd. Indien gewenst kan via het landelijk servicecentrum van Scouting Nederland een reis- en bagageverzekering worden afgesloten. De volledige informatie hierover is te vinden op de website van Scouting Nederland.
  2. Voor aansprakelijkheid, ziektekosten en ongevallen wordt geen aparte verzekering afgesloten, de organisatie gaat er vanuit dat iedere deelnemer hiervoor zelf verzekerd is. Wel geldt voor leden van Scouting Nederland de standaard aanvullende collectieve, ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering. 
  3. Er is geen annuleringsverzekering opgenomen in de deelnemersbijdrage.

5. Annulering

  1. Tot 10 dagen voor de LSW start kan de deelname kosteloos door de deelnemer worden geannuleerd.
  2. Wordt de deelname na deze termijn door de deelnemer geannuleerd, dan wordt de deelnemersbijdrage niet terugbetaald.
  3. Indien een hogere deelnemersbijdrage zoals omschreven in artikel 3.2 voor de deelnemer aanleiding is om niet deel te nemen, kan deze de deelname annuleren. Dit dient uiterlijk twee weken na bekendmaking van de definitieve deelnemersbijdrage schriftelijk te worden gemeld. In dat geval zal de reeds betaalde deelnemersbijdrage – na aftrek van eventueel reeds geleverde prestaties – aan de deelnemer worden terugbetaald. .
  4. De annulering moet altijd via e-mail worden gemeld bij de organisatie van de LSW via inschrijvingen@lsw.scouting.nl. De annulering is pas definitief bij ontvangst door de organisatie. De ontvangst wordt binnen 3 dagen bevestigd.
  5. Als op basis van een besluit van de organisatie de deelname voor aanvang van het evenement geannuleerd wordt, dan wordt de deelnemersbijdrage terugbetaald, met uitzondering van reeds geleverde prestaties.
  6. Als het evenement door een buiten de invloed van Scouting Nederland gelegen oorzaak (overmacht) wordt afgelast, moet worden verplaatst of niet door kan gaan volgens plan, kan Scouting Nederland besluiten het evenement te verplaatsen of (verdere) deelname te annuleren. Indien in een dergelijk geval de overeenkomst wordt beëindigd, zullen reeds betaalde deelnemersgelden worden terugbetaald, met uitzondering van de kosten voor reeds geleverde prestaties die niet ongedaan gemaakt kunnen worden.

6. Gezondheid

  1. Voeding bestaat uit een normaal voedingspakket met eventueel eenvoudige dieetaanpassingen. Eventuele extra kosten die gemaakt dienen te worden voor een bijzonder dieet, komen, na overleg, voor rekening van de (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer.
  2. Zijn de gezondheid van de deelnemer (lichamelijk en/of geestelijk), het gebruik van medicijnen of een speciaal dieet zodanig, dat de organisatie vraagtekens heeft bij deelname aan de LSW, dan legt de organisatie de beoordeling of een deelnemer kan deelnemen voor aan de coördinator EHBO van de LSW. Het oordeel van deze is bindend.
  3. Door met deze deelnemersvoorwaarden akkoord te gaan geeft de (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer toestemming voor spoedeisende hulp.

7. Communicatie en privacy

  1. De organisatie zal mogelijk gebruik maken van sponsoren. Het is noodzakelijk dat conflicten worden voorkomen door alle sponsoractiviteiten te coördineren via de organisatie. Zowel regels voor sponsoring als regels voor gebruik van logo’s en huisstijl zijn bindend voor alle deelnemers.
  2. De in het formulier gevraagde gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de LSW. De gegevens worden niet verstrekt aan derden en na afronding van het evenement vernietigd. De gegevens zijn slechts toegankelijk voor de personen die dit voor de uitoefening van hun functie in de organisatie nodig hebben. 
  3. Voor communicatie wordt onder andere e-mail gebruikt om de deelnemers van informatie te voorzien over de LSW. De deelnemer gaat akkoord met het ontvangen van berichten op zijn/haar e-mail adres en is verantwoordelijk voor het opnemen van zijn juiste e-mailadres in Scouts Online.
  4. Elke deelnemer houdt zich zelf zo goed mogelijk op de hoogte van alle informatie over [evenement] die via nieuwsbrieven, website, mobiele kanalen etc. wordt verspreid.
  5. Door in te schrijven verleent de deelnemer toestemming aan Scouting Nederland en de organisatie van de LSW om beeldmateriaal dat tijdens de LSW gemaakt wordt vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Indien de deelnemer tegen bepaald gebruik bezwaar wil maken, kan dit kenbaar gemaakt worden door een bericht te sturen aan inschrijvingen@lsw.scouting.nl. onder vermelding van naam en ploegnummer.
  6. Scouting Nederland en de organisatie kunnen bij bepaalde gelegenheden het maken van beeldmateriaal door de deelnemer (foto/video) weigeren.

8. Overige voorwaarden

  1. Van de deelnemer wordt verwacht dat hij zich naar behoren gedraagt en zich houdt aan de huisregels van de LSW evenals de gedragscode en regels die gelden binnen Scouting Nederland. De organisatie behoudt zich het recht voor om deelnemers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan de LSW. Al betaalde deelnemersgelden worden in dit geval niet terugbetaald.
  2. Mocht uitsluiting door de organisatie plaatsvinden op locatie, dan zijn de extra kosten die daaraan zijn verbonden, bijvoorbeeld een eerdere retourreis, voor rekening van (de wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer.
  3. De Vereniging Scouting Nederland is een non-profit organisatie die uitsluitend en incidenteel reizen organiseert voor haar leden als onderdeel van de doelstellingen van de vereniging. Titel 7A van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek (Pakketreisovereenkomst en Gekoppeld Reisarrangement) is daarom niet van toepassing op een overeenkomst van deelname die door de vereniging met de (wettelijk vertegenwoordiger van) deelnemer wordt gesloten.
  4. Publicatiefouten voorbehouden.
  5. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.
  6. Eventuele klachten over de procedure of het evenement kunnen gericht worden aan info@lsw.scouting.nl In eerste instantie zal de organisatie van de LSW de klacht behandelen. Hiertegen kan bezwaar worden ingediend bij de geschillencommissie of commissie van Beroep van Scouting Nederland via Team Juridische Zaken (juridischezaken@scouting.nl).
  7. Deelname geschiedt op eigen risico.
  8. Scouting Nederland is slechts aansprakelijk voor schade, zoals verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van de deelnemer wanneer dit aantoonbaar te wijten is aan opzet of grove nalatigheid van de organisatie en/of Scouting Nederland.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

9. Aanvullende huisregels LSW

Gedrag/normen en waarden

Wanneer jeugddeelnemers of medewerkers zich ernstig storen aan het gedrag van iemand en zich belemmerd voelen in hun LSW beleving is er sprake van aanstootgevend gedrag. De projectleiding behoudt zich het recht voor om medewerkers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan de LSW. Deze medewerkers kunnen vervolgens geen aanspraak maken op restitutie van de betaalde deelnemersbijdrage.

Roken, alcohol, drugs

Gedurende de LSW is het bezit en gebruik van drugs verboden. Roken is alleen toegestaan voor medewerkers op de daarvoor aangewezen locaties. In de aanwezigheid van jeugddeelnemers is roken niet toegestaan. In de medewerkersbar zijn ’s avonds frisdranken, bier en wijn tegen betaling verkrijgbaar. Verder zijn het bezit en gebruik van alcohol op het terrein niet toegestaan. Het alcoholbeleid van Scouting Nederland is van toepassing.

Kooktoestellen

Indien er een onveilige situatie wordt aangetroffen zal de organisatie er alles aan doen om ervoor te zorgen dat de deelnemers alsnog gebruik kunnen maken van hun kooktoestel.  Indien ondeugdelijke gasslangen, gasklemmen of drukregelaars worden aangetroffen zullen deze door de organisatie vervangen worden door nieuwe exemplaren. Hiervoor zullen vervangingskosten (€15,-) in rekening gebracht worden. Het organisatieteam beoordeelt of een gasinstallatie deugdelijk is. Hierover is geen discussie mogelijk.

Uitslag

De uitslag zoals deze wordt uitgesproken op de laatste dag van de LSW is leidend. Hierover is geen correspondentie mogelijk

Tot slot

Voorts is het huishoudelijk reglement van de vereniging Scouting Nederland onverminderd van kracht. Dit reglement is te vinden op www.scouting.nl. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de projectleiding.