Deelnemersvoorwaarden

versie 2026.1
Gepubliceerd: 15-02-2026

1. Inleiding

Elk jaar tijdens het Pinksterweekend vinden de Landelijke Scouting Wedstrijden (LSW) plaats. Dit weekend verzamelen zich honderden scouts uit heel Nederland om te strijden voor de titel: ‘Beste Scoutinggroep van Nederland’. Een belevenis voor alle deelnemende scouts en voor de ruim 150 medewerkers die dit mogelijk maken.

Waar in dit document gesproken wordt over ‘het evenement’ , wordt de LSW bedoeld, inclusief eventueel voorbereidende en afsluitende activiteiten.

2. Algemene voorwaarden

2.1. Vereniging Scouting Nederland is de organiserende partij van het evenement, en daarmee de wederpartij voor de deelnemers.

2.2. Het evenement wordt gehouden op het Scoutcentrum Buitenzorg te Baarn.

2.3. Het evenement is van zaterdag 23 mei tot en met maandag 25 mei 2026. Kijk voor de exacte tijden in de deelnemersinformatie op de website van het evenement.

2.4. De kampregels van het evenement, alsmede de gedragscode en huishoudelijk reglement van Scouting Nederland zijn onlosmakelijk verbonden met deze deelnemersvoorwaarden. Door inschrijving voor het evenement verklaart de (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer zich hieraan te houden.

2.5. De kampregels zijn te vinden op de website van het evenement. De gedragscode en het huishoudelijk reglement zijn te vinden op de website van Scouting Nederland.

3. Inschrijfprocedure

3.1. Inschrijving voor het evenement is mogelijk vanaf 2 april 2026.

3.2. De inschrijving vindt plaats via een groepsinschrijving, door een staflid, groep of regio, middels het invullen van het inschrijfformulier. De link naar de inschrijving wordt later gecommuniceerd.

3.3. In geval van een groepsinschrijving is elke individuele deelnemer gehouden aan deze inschrijfvoorwaarden. Degene die de groepsinschrijving uitvoert is ervoor verantwoordelijk dat de individuele deelnemers hiervan inhoudelijk op de hoogte zijn en hiermee akkoord zijn.

3.4. Na inschrijving wordt een e-mail verzonden ter bevestiging van de inschrijving.

3.5. De uiterste inschrijfdatum voor de groepsinschrijving is 10 dagen na de Regionale Scoutingwedstrijden (RSW) of toewijzing van de betreffende regio, doch uiterlijk 17 mei 2026.

3.6. In geval van een minderjarige deelnemer dienen de wettelijk vertegenwoordigers toestemming te verlenen om deel te nemen aan het evenement. Deze toestemming blijkt uit het aanvinken van dit akkoord op het inschrijfformulier.

3.7. Wijzigingen in de informatie op het inschrijfformulier en de gezondheidsformulieren moeten direct worden doorgegeven of aangepast in het inschrijfformulier. Na sluiting van het inschrijfformulier moeten wijzigingen per e-mail worden doorgegeven aan de organisatie.

4. Deelnemersbijdrage & betaling

4.1. De deelnemersbijdrage is vastgesteld op € 70 (zegge zeventig euro) per deelnemer. Voor deze deelnemersbijdrage krijgt de deelnemer:

Deelname aan het evenement, inclusief kampeeraccommodatie, programma en verzorging;
Kledingpakket, bestaande uit een t-shirt en badge;
Informatie gedurende het gehele traject.

4.2. Betaling van de deelnemersbijdrage wordt gedaan via iDeal.

4.3. Bij inschrijving dient de gehele deelnemersbijdrage direct te worden voldaan om de inschrijving compleet te maken.

4.4. Indien een deelnemer geen gebruik wil of kan maken van een deel van de aangeboden activiteiten of faciliteiten, zonder dat er sprake is van annulering of uitsluiting van deelname, dan blijft de gehele deelnemersbijdrage verschuldigd.

4.5. De deelnemer ontvangt geen factuur, deze is op te vragen via inschrijvingen@lsw.scouting.nl.

5. Verzekeringen en aansprakelijkheid

5.1. In de deelnemersbijdrage is geen reis- en bagageverzekering en annuleringsverzekering opgenomen. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van eventuele verzekering(en).

5.2. Voor aansprakelijkheid, ziektekosten en ongevallen wordt geen aparte verzekering afgesloten. De organisatie gaat ervan uit dat iedere deelnemer hier zelf voor verzekerd is. Wel geldt voor leden van Scouting Nederland de standaard aanvullende collectieve ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering.

5.3. De (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer is aansprakelijk voor schade die door Scouting Nederland of door anderen wordt geleden door toedoen van de deelnemer.

5.4. Scouting Nederland is slechts aansprakelijk voor schade, zoals verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van de deelnemer wanneer dit aantoonbaar te wijten is aan opzet of grove nalatigheid van de organisatie en/of Scouting Nederland.

Het aanvaarden van aansprakelijkheid wordt beperkt tot de waarde van de overeenkomst van deelname en bedraagt nooit meer dan het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar van Scouting Nederland in het desbetreffende geval uitkeert, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico van Scouting Nederland dat volgens de polisvoorwaarden niet ten laste van de verzekeraar komt.
Voor financieel onvermogen van ene in de overeenkomst betrokken dienstverlener is Scouting Nederland niet aansprakelijk.
Scouting Nederland aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade welke is gedekt via een ziektekosten/ongevallen-, reis- en/of annuleringsverzekering van de deelnemer.
Scouting Nederland is nooit aansprakelijk voor vergoeding van indirecte of gevolgschade (waaronder maar niet uitsluitend wordt begrepen gevolgschade, gederfde winst, inkomensderving, gemiste besparingen, en schade door bedrijfsstagnatie), dan wel voor schade die de deelnemer lijdt in het kader van de uitoefening van zijn beroep of bedrijf.

6. Annulering

6.1. Tot en met 12 mei 2026 kan de deelname door de deelnemer worden geannuleerd en wordt het betaalde deelnemersbijdrage terugbetaald, met aftrek van de reeds gemaakte kosten.

6.2. Bij annulering na 12 mei wordt de deelnemersbijdrage niet terugbetaald.

6.3. De annulering moet altijd per e-mail worden gemeld bij de organisatie via inschrijvingen@lsw.scouting.nl. De annulering is pas definitief nadat deze is bevestigd door de organisatie.

6.4. Als op basis van een besluit van de organisatie de deelname voor aanvang van het evenement geannuleerd wordt, dan wordt de deelnemersbijdrage terugbetaald, met uitzondering van reeds geleverde prestaties.

6.5. Als het evenement door een buiten de invloed van Scouting Nederland gelegen oorzaak (overmacht) wordt afgelast, moet worden verplaatst of niet door kan gaan volgens plan, kan Scouting Nederland besluiten het evenement te verplaatsen of (verdere) deelname geheel of gedeeltelijk te annuleren. Indien in een dergelijk geval de overeenkomst wordt beëindigd, zal de reeds betaalde deelnemersbijdrage worden terugbetaald, met uitzondering van de kosten van reeds geleverde prestaties die niet meer ongedaan gemaakt kunnen worden.

7. Veiligheid en gezondheid

7.1. De (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer is er zelf voor verantwoordelijk om tijdig eventuele diëten en allergieën door te geven aan de organisatie middels het hiervoor bestemde formulier.

7.2. Voeding bestaat uit een basis voedselpakket met eventueel eenvoudige dieetaanpassingen. Eventuele extra kosten die gemaakt dienen te worden voor een bijzonder dieet, komen, na overleg, voor rekening van de (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer.

7.3. Is de lichamelijke of mentale toestand van een deelnemer zodanig dat de organisatie twijfelt of deelname aan het evenement verantwoord is, dan kan de organisatie besluiten de deelnemer van verdere deelname geheel of gedeeltelijk uit te sluiten.

7.4. Voor regels rondom alcohol, drugs en roken wordt nadrukkelijk verwezen naar de gedragscode van Scouting Nederland conform artikel 2.4 van deze deelnemersvoorwaarden.

7.5. Door met deze deelnemersvoorwaarden akkoord te gaan geeft de (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer toestemming voor spoedeisende hulp.

7.6. Van de deelnemer wordt verwacht dat de relevante gezondheidsgegevens met de organisatie worden gedeeld. Gezondheidsgegevens kunnen worden gedeeld via het inschrijfformulier

De (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer is ervoor verantwoordelijk dat de juiste gegevens hier zijn ingevuld, en dat de gezondheidsgegevens met de organisatie worden gedeeld.
Met het delen van deze gezondheidsgegevens verleend de (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer tevens toestemming aan de organisatie om deze gegevens te verwerken.

8. Communicatie en privacy

8.1. De organisatie maakt gebruik van een eigen huisstijl en bijbehorende producten. Het op de juiste wijze toepassen van de huisstijl is bindend voor alle deelnemers. De regels hierover zijn te vinden op de website van het evenement.

8.2. Scouting Nederland werkt samen met een aantal productiepartners en sponsoren Indien de deelnemer evenement-gebonden materiaal wil gebruiken, neemt de deelnemer deze zoveel als mogelijk af bij deze productiepartners of relaties welke passen binnen de doelstellingen van Scouting Nederland.

8.3. De in het inschrijfformulier gevraagde gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van het evenement. De gegevens worden niet verstrekt aan derden en na afronding van het evenement vernietigd. De gegevens zijn slechts toegankelijk voor de personen die dit voor de uitoefening van hun functie in de organisatie nodig hebben.

8.4. Voor de communicatie worden onder andere e-mail gebruikt om de deelnemers van informatie te voorzien over het evenement. De deelnemer is verantwoordelijk voor het opnemen van het juiste e-mailadres in ScoutsOnline (SOL) en het inschrijfformulier en gaat akkoord met het ontvangen van berichten op dit e-mailadres.

8.5. Elke deelnemer houdt zichzelf zo goed mogelijk op de hoogte van alle informatie over het evenement via nieuwsbrieven, website, socials, etc. wordt verspreid.

8.6. Gedurende de aanloop naar het evenement kan de deelnemer éénmalig worden benaderd door (partners van) Scouting Nederland voor promotionele doeleinden.

8.7. Door in te schrijven verleent de deelnemer toestemming aan Scouting Nederland en de organisatie van het evenement om beeldmateriaal dat tijdens het evenement gemaakt wordt vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Indien de deelnemer tegen bepaald gebruik bezwaar wil maken, kan dit kenbaar gemaakt worden door een bericht te sturen aan inschrijvingen@lsw.scouting.nl, onder vermelding van naam en deelnemersnummer.

8.8. Scouting Nederland en de organisatie van het evenement kunnen bij bepaalde gelegenheden het maken van beeldmateriaal door de deelnemer (foto/video) weigeren.

9. Overige voorwaarden

9.1. Van de deelnemer wordt verwacht dat deze zich naar behoren gedraagt en zich houdt aan de regels zoals genoemd in 2.4 van deze voorwaarden.

De organisatie behoudt zich het recht voor om deelnemers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan het evenement. Al betaalde deelnemersbijdrage wordt in dit geval niet terugbetaald.

9.2. Het is nadrukkelijk niet toegestaan om in de administratie persoonsgegevens van een potentiële deelnemer aan te passen met als doel aan de leeftijd voorwaarden en/of ploegsamenstelling te voldoen. Hier wordt actief op gecontroleerd. Als de organisatie van het evenement een dergelijke aanpassing constateert wordt de gehele ploeg uitgesloten van deelname aan het evenement, zonder restitutie van de deelnemersbijdrage.

9.3. Mocht uitsluiting door de organisatie plaatsvinden op locatie, dan zijn de extra kosten die daaraan zijn verbonden, bijvoorbeeld een alternatieve retourreis of overnachtingen, voor rekening van de (wettelijk vertegenwoordigers van de) deelnemer.

9.4. Eventuele klachten over de procedure of het evenement kunnen gericht worden aan de projectleiding van het evenement via info@lsw.scouting.nl. In eerste instantie zal de organisatie van het evenement de klacht behandelen. Hiertegen kan bezwaar worden ingediend via team juridische zaken (juridischezaken@scouting.nl).

9.5. Deelname geschiedt op eigen risico.

9.6. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist het organisatieteam.

9.7. Publicatiefouten voorbehouden.

9.8. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.