Medewerkersvoorwaarden

versie 2026.1
Gepubliceerd: 12-03-2026

1. Inleiding

Elk jaar tijdens het Pinksterweekend vinden de Landelijke Scouting Wedstrijden (LSW) plaats. Dit weekend verzamelen zich honderden scouts uit heel Nederland om te strijden voor de titel: ‘Beste Scoutinggroep van Nederland’. Een belevenis voor alle deelnemende scouts en voor de ruim 150 medewerkers die dit mogelijk maken.

Waar in dit document gesproken wordt over ‘het evenement’ , wordt de LSW bedoeld, inclusief eventueel voorbereidende en afsluitende activiteiten.

2. Algemene voorwaarden

2.1. Vereniging Scouting Nederland is de organiserende partij van het evenement, en daarmee de wederpartij voor de medewerker.

2.2. Het evenement wordt gehouden op het Scoutcentrum Buitenzorg te Baarn.

2.3. Het evenement is van vrijdag 22 mei 2026 tot en met maandag 25 mei 2026. De LSW verwacht dat de medewerkers het gehele evenement aanwezig zijn.

2.4. De kampregels van het evenement, alsmede de gedragscode en huishoudelijk reglement van Scouting Nederland zijn onlosmakelijk verbonden met deze medewerkersvoorwaarden. Door inschrijving voor het evenement verklaart de medewerker zich hieraan te houden.

2.5. De kampregels zijn te vinden op de website van het evenement. De gedragscode en het huishoudelijk reglement zijn te vinden op de website van Scouting Nederland.

3. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

3.1. Om deel te nemen aan de Landelijke Scoutingwedstrijden als medewerker is het in het bezit zijn van de juiste en geldige VOG een voorwaarde. Is de vrijwilliger lid van een groep en of regio dan zorgt de vrijwilliger er zelf voor dat het betreffende niveau (groep en of regio) zorgt dat er op tijd een nieuwe relevante VOG in Scouts online geregistreerd is.
 
3.2. Als er nog geen juiste VOG van de medewerker aanwezig is, wordt de medewerker tijdelijk benoemd onder de voorwaarde dat maximaal binnen 3 maanden na de benoeming een geldige VOG in Scouts Online (SOL) is geregistreerd. Is er niet tijdig (bij de start van het evenement) een VOG geregistreerd dan geldt het volgende:

Iemand die nog geen lid is, kan geen lid worden en zal geweigerd worden als medewerker,
Is de medewerker al lid van Scouting Nederland dan zal tot annulering van de inschrijving/aanmelding worden overgegaan. Indien de medewerker al andere landelijke functies heeft, kan voor deze functie(s) tot functie-ontheffing worden overgegaan.

3.3. Wanneer er geen geldige VOG overlegd kan worden, krijgt medewerker geen toegang tot het evenement of daaraan verwante activiteiten. De ex-medewerker heeft dan geen recht op teruggave van een eventueel betaalde medewerkersbijdrage.
 
3.4. Informatie over de VOG is te vinden op de website van Scouting Nederland.
 
3.5. Een eenmaal gestarte VOG aanvraag is onomkeerbaar en dient opgevolgd te worden.
 
3.6.Een medewerker wordt slechts 1 keer uitgenodigd om een geldige, gratis VOG in te leveren. Een eventuele volgende aanvraag is voor kosten van de medewerker.

4. Inschrijfprocedure

4.1. Iedereen die lid is van Scouting Nederland en op de startdatum van de LSW 18 jaar of ouder is mag zich aanmelden als (algemeen) medewerker. Daar zitten nog wel enkele voorwaarden aan vast welke in dit document beschreven worden.

4.2. Inschrijving voor het evenement is mogelijk vanaf 13 maart 2026.

4.3. De inschrijving vindt plaats via een individuele inschrijving door de medewerker, middels het invullen van het inschrijfformulier. De link naar de inschrijving wordt later gecommuniceerd.

4.4. Na inschrijving wordt een e-mail verzonden ter bevestiging van de inschrijving.

4.5. De uiterste inschrijfdatum is uiterlijk 17 mei 2026.

4.6. Wijzigingen in de informatie op het inschrijfformulier moet direct worden doorgegeven of aangepast worden in het inschrijfformulier. Na sluiting van het inschrijfformulier moeten wijzigingen per e-mail worden doorgegeven aan de organisatie.

5. Medewerkersbijdrage & betaling

5.1. De medewerkersbijdrage is vastgesteld op € 32 (zegge tweeëndertig euro) per medewerker. Voor deze medewerkersbijdrage krijgt de medewerker:

Deelname aan het evenement, inclusief kampeeraccommodatie, programma en verzorging;
badge;
Informatie gedurende het gehele traject.

5.2. Betaling van de medewerkersbijdrage wordt gedaan via iDeal/ Wero.

5.3. Bij inschrijving dient de gehele medewerkersbijdrage direct te worden voldaan om de inschrijving compleet te maken.

5.4. Indien een medewerker geen gebruik wil of kan maken van een deel van de aangeboden activiteiten of faciliteiten, zonder dat er sprake is van annulering of uitsluiting van deelname, dan blijft de gehele medewerkersbijdrage verschuldigd.

5.5. De medewerker ontvangt geen factuur, deze is op te vragen via medewerkers@lsw.scouting.nl.

6. Verzekeringen en aansprakelijkheid

6.1. In de medewerkersbijdrage is geen reis- en bagageverzekering en annuleringsverzekering opgenomen. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van eventuele verzekering(en).

6.2. Voor aansprakelijkheid, ziektekosten en ongevallen wordt geen aparte verzekering afgesloten. De organisatie gaat ervan uit dat iedere medewerker hier zelf voor verzekerd is. Wel geldt voor leden van Scouting Nederland de standaard aanvullende collectieve ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering.

6.3. De medewerker is aansprakelijk voor schade die door Scouting Nederland of door anderen wordt geleden door toedoen van de medewerker.

6.4. Scouting Nederland is slechts aansprakelijk voor schade, zoals verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van de medewerker wanneer dit aantoonbaar te wijten is aan opzet of grove nalatigheid van de organisatie en/of Scouting Nederland.

Het aanvaarden van aansprakelijkheid wordt beperkt tot de waarde van de overeenkomst van deelname en bedraagt nooit meer dan het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar van Scouting Nederland in het desbetreffende geval uitkeert, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico van Scouting Nederland dat volgens de polisvoorwaarden niet ten laste van de verzekeraar komt.
Voor financieel onvermogen van ene in de overeenkomst betrokken dienstverlener is Scouting Nederland niet aansprakelijk.
Scouting Nederland aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade welke is gedekt via een ziektekosten/ongevallen-, reis- en/of annuleringsverzekering van de medewerker.
Scouting Nederland is nooit aansprakelijk voor vergoeding van indirecte of gevolgschade (waaronder maar niet uitsluitend wordt begrepen gevolgschade, gederfde winst, inkomensderving, gemiste besparingen, en schade door bedrijfsstagnatie), dan wel voor schade die de medewerker lijdt in het kader van de uitoefening van zijn beroep of bedrijf.

6.5. Voor de vaste medewerkers in de organiserende teams is er een mogelijkheid tot opgave van verzekering van persoonlijke goederen waarvan het gebruik volledig is ten behoeve van het evenement. De controle van deze opgave ligt bij het organisatieteam.

7. Annulering

7.1. Tot en met 12 mei 2026 kan de deelname door de medewerker worden geannuleerd en wordt het betaalde medewerkersbijdrage terugbetaald, met aftrek van de reeds gemaakte kosten.

7.2. Bij annulering door de medewerker na 12 mei 2026 wordt de medewerkersbijdrage niet terugbetaald.

7.3. De annulering moet altijd per e-mail worden gemeld bij de organisatie via inschrijvingen@lsw.scouting.nl. De annulering is pas definitief nadat deze is bevestigd door de organisatie.

7.4. Als op basis van een besluit van de organisatie de deelname voor aanvang van het evenement geannuleerd wordt, dan wordt de medewerkersbijdrage terugbetaald, met uitzondering van reeds geleverde prestaties. Bij annulering na 12 mei 2026 wordt de medewerkersbijdrage niet terugbetaald.

7.5. Als het evenement door een buiten de invloed van Scouting Nederland gelegen oorzaak (overmacht) wordt afgelast, moet worden verplaatst of niet door kan gaan volgens plan, kan Scouting Nederland besluiten het evenement te verplaatsen of (verdere) deelname geheel of gedeeltelijk te annuleren. Indien in een dergelijk geval de overeenkomst wordt beëindigd, zal de reeds betaalde medewerkersbijdrage worden terugbetaald, met uitzondering van de kosten van reeds geleverde prestaties die niet meer ongedaan gemaakt kunnen worden.

8. Veiligheid en gezondheid

8.1. De medewerker is er zelf voor verantwoordelijk om tijdig eventuele diëten en allergieën door te geven aan de organisatie middels het hiervoor bestemde formulier.

8.2. Voeding bestaat uit een basis voedselpakket met eventueel eenvoudige dieetaanpassingen. Eventuele extra kosten die gemaakt dienen te worden voor een bijzonder dieet, komen, na overleg, voor rekening van de medewerker.

8.3. Is de lichamelijke of mentale toestand van een medewerker zodanig dat de organisatie twijfelt of deelname aan het evenement verantwoord is, dan kan de organisatie besluiten de medewerker van verdere deelname geheel of gedeeltelijk uit te sluiten.

8.4. Voor regels rondom alcohol, drugs en roken wordt nadrukkelijk verwezen naar de gedragscode van Scouting Nederland conform artikel 2.4 van deze medewerkersvoorwaarden.

8.5. Door met deze medewerkersvoorwaarden akkoord te gaan geeft de medewerker toestemming voor spoedeisende hulp.

8.6. Van de medewerker wordt verwacht dat de relevante gezondheidsgegevens met de organisatie worden gedeeld. Gezondheidsgegevens kunnen worden gedeeld via het inschrijfformulier

De medewerker is ervoor verantwoordelijk dat de juiste gegevens hier zijn ingevuld, en dat de gezondheidsgegevens met de organisatie worden gedeeld.
Met het delen van deze gezondheidsgegevens verleend de medewerker tevens toestemming aan de organisatie om deze gegevens te verwerken.

9. Communicatie en privacy

9.1. De organisatie maakt gebruik van een eigen huisstijl en bijbehorende producten. Het op de juiste wijze toepassen van de huisstijl is bindend voor alle medewerkers. De regels hierover zijn te vinden op de website van het evenement.

9.2. Scouting Nederland werkt samen met een aantal productiepartners en sponsoren Indien de medewerker evenement-gebonden materiaal wil gebruiken, neemt de medewerker deze zoveel als mogelijk af bij deze productiepartners of relaties welke passen binnen de doelstellingen van Scouting Nederland.

9.3. De in het inschrijfformulier gevraagde gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van het evenement. De gegevens worden niet verstrekt aan derden en na afronding van het evenement vernietigd. De gegevens zijn slechts toegankelijk voor de personen die dit voor de uitoefening van hun functie in de organisatie nodig hebben.

9.4. Voor de communicatie worden onder andere e-mail gebruikt om de medewerkers van informatie te voorzien over het evenement. De medewerker is verantwoordelijk voor het opnemen van het juiste e-mailadres in ScoutsOnline (SOL) en het inschrijfformulier en gaat akkoord met het ontvangen van berichten op dit e-mailadres.

9.5. Elke medewerker houdt zichzelf zo goed mogelijk op de hoogte van alle informatie over het evenement via nieuwsbrieven, website, socials, etc. wordt verspreid.

9.6. Gedurende de aanloop naar het evenement kan de medewerker éénmalig worden benaderd door (partners van) Scouting Nederland voor promotionele doeleinden.

9.7. Door in te schrijven verleent de medewerker toestemming aan Scouting Nederland en de organisatie van het evenement om beeldmateriaal dat tijdens het evenement gemaakt wordt vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Indien de medewerker tegen bepaald gebruik bezwaar wil maken, kan dit kenbaar gemaakt worden door een bericht te sturen aan inschrijvingen@lsw.scouting.nl, onder vermelding van naam en inschrijfnummer.

9.8. Scouting Nederland en de organisatie van het evenement kunnen bij bepaalde gelegenheden het maken van beeldmateriaal door de medewerker (foto/video) weigeren.

10. Overige voorwaarden

10.1. Van de medewerker wordt verwacht dat deze zich naar behoren gedraagt en zich houdt aan de regels zoals genoemd in 2.4 van deze voorwaarden.

De organisatie behoudt zich het recht voor om medewerkers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan het evenement. Al betaalde medewerkersbijdrage wordt in dit geval niet terugbetaald.

10.2. Mocht uitsluiting door de organisatie plaatsvinden op locatie, dan zijn de extra kosten die daaraan zijn verbonden, bijvoorbeeld een alternatieve retourreis of overnachtingen, voor rekening van de medewerker.

10.3. Eventuele klachten over de procedure of het evenement kunnen gericht worden aan de projectleiding van het evenement via medewerkers@lsw.scouting.nl. In eerste instantie zal de organisatie van het evenement de klacht behandelen. Hiertegen kan bezwaar worden ingediend via team juridische zaken (juridischezaken@scouting.nl).

10.4. Deelname geschiedt op eigen risico.

10.5. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist het organisatieteam.

10.6. Publicatiefouten voorbehouden.

10.7. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.