Medewerkersvoorwaarden

versie 2025

Inleiding

Elk jaar tijdens het Pinksterweekend vinden de Landelijke Scouting Wedstrijden (LSW) plaats. Dit weekend verzamelen zich honderden scouts uit heel Nederland om te strijden voor de titel: ‘Beste Scoutinggroep van Nederland’. Een belevenis voor alle deelnemende scouts en voor de ruim 150 medewerkers die dit mogelijk maken.

Medewerkers

Iedereen die lid is van Scouting Nederland en op de startdatum van de LSW 18+ is mag zich aanmelden als (algemeen) medewerker. Daar zitten nog wel enkele voorwaarden aan vast welke in dit document beschreven worden.

1. Algemene voorwaarden

Vereniging Scouting Nederland is voor de LSW de organiserende partij en wederpartij voor de deelnemers en medewerkers.
De LSW wordt gehouden op Scoutcentrum Buitenzorg te Baarn
Aanvang medewerkers vrijdag 6 juni 18.00 uur
Einde medewerkers op maandag 10 juni om 18.00 uur.
Deelname geschiedt geheel op eigen risico.
De huisregels van de LSW zijn onlosmakelijk verbonden aan deze medewerkers voorwaarden. Bij het akkoord gaan met de voorwaarden gaat de medewerker automatisch akkoord met de huisregels. Vanzelfsprekend wordt van alle medewerkers verwacht dat zij zich aan deze voorwaarden en huisregels houden. Het organisatieteam behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot uitsluiting van verdere deelname aan het evenement.
De medewerker geeft naar behoren invulling aan de taken en verantwoordelijkheden die staan verwoord in de betreffende functieomschrijving. Het staflid neemt actief deel aan activiteiten. Als door omstandigheden dit niet mogelijk is, dan neemt het staflid zelf het initiatief om dit met zijn/haar team op te lossen. Als meerdere keren wordt afgezien van deelname aan de activiteiten of invulling van staftaken en -verantwoordelijkheden, dan zal dit door de organisatie met het staflid worden besproken. Dit kan leiden tot uitsluiting van deelname aan de LSW.
De medewerker onderschrijft / ondertekent de “gedragscode” van de Vereniging Scouting Nederland.
Het is verplicht dat alle medewerkers lid zijn of worden van Scouting Nederland. Vrijwilligers die graag mee willen werken aan de LSW, maar geen lid zijn van Scouting Nederland, worden vanaf het moment dat zij zijn aangesteld (benoemd) als medewerker, tevens ingeschreven als lid van Scouting Nederland.
Aan het lidmaatschap van Scouting Nederland zijn de reguliere lidmaatschapskosten verbonden, die ten laste komen van de medewerker. Meer informatie over het lidmaatschap bij Scouting Nederland is te vinden op de website www.scouting.nl.
De medewerker is landelijk vrijwilliger van Scouting Nederland of wordt als zodanig ingeschreven. Hiervoor gelden de Voorwaarden en Voorzieningen Landelijke Vrijwilligers van Scouting Nederland. Deze zijn te vinden op www.scouting.nl. Onder andere dient de medewerker ruim voor aanvang en dus eerste gelegenheid van de werkzaamheden, in het bezit te zijn van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
De lidmaatschapsverplichting is niet van toepassing op externe medewerkers die uitsluitend uit naam van een leverancier of sponsor, ingezet door hun organisatie, medewerking verlenen aan het evenement. Zij betalen soms een medewerkersbijdrage maar hoeven ter beoordeling van de organisatie van het evenement geen VOG te overleggen.

2. Sociale veiligheid

Indien de landelijke organisatie voor de LSW verplicht stelt dat alle vrijwilligers van het evenement een training/workshop over Sociale veiligheid in welke vorm dan ook volgt, zal het niet volgend van een dergelijke training/workshop inhouden dat er geen benoeming zal plaats vinden. De regel is gelijk aan artikel 3, lid 2a

3. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

Op het moment dat de vrijwilliger zich aanmeldt voor deelname als medewerker is de vrijwilliger in het bezit van de juiste VOG. Is de vrijwilliger daarnaast lid van een groep en of regio dan zorgt de vrijwilliger er zelf voor dat het betreffende niveau (groep en of regio) zorgt dat er op tijd een nieuwe relevante VOG in Scouts online geregistreerd is.
Als er nog geen juiste VOG van de medewerker aanwezig is, wordt de medewerker tijdelijk benoemd onder de voorwaarde dat maximaal binnen 3 maanden na de benoeming een geldige VOG in Scouts Online (SOL) is geregistreerd. Is er niet tijdig (uiterlijk 31 dagen voor afgaand aan het evenement) een VOG geregistreerd dan geldt het volgende:
Iemand die nog geen lid is, kan geen lid worden en zal geweigerd worden als medewerker
Is de medewerker al lid van Scouting Nederland dan zal tot annulering van de inschrijving/aanmelding worden overgegaan. Indien de medewerker al andere landelijke functies heeft, kan voor deze functie(s) tot functie-ontheffing worden overgegaan.
Wanneer er geen geldige VOG overlegd kan worden, krijgt medewerker geen toegang tot het evenement of daaraan verwante activiteiten. De ex-medewerker heeft dan geen recht op teruggave van een eventueel betaalde medewerkersbijdrage.
Informatie over de VOG is te vinden op de website van Scouting Nederland, www.scouting.nl – Ondersteuning – Regelgeving – Verklaring Omtrent het Gedrag.
Een eenmaal gestarte VOG aanvraag is onomkeerbaar en dient opgevolgd te worden.
Een medewerker wordt slechts 1 keer uitgenodigd om een geldige, gratis VOG in te leveren. Een eventuele volgende aanvraag is voor kosten van de medewerker.

4. Aanmeldingen en inschrijving

Aanmelding op een vacature is mogelijk vanaf het moment van plaatsing.
Aanmelding vindt plaats op individuele basis.
De uiterste aanmelddatum is 1 mei 2024.
Na aanmelding vindt indien van toepassing een selectiegesprek plaats met een diensthoofd, teamleider en/of HRM’er van de LSW.
Indien de medewerker wordt geselecteerd wordt deze voorlopig benoemd.
Indien de medewerker niet over de juiste VOG beschikt, wordt eenmalig kosteloos een VOG aanvraagprocedure gestart. De medewerker ontvangt eerst een e-mail vanuit Scouting Nederland, gevolgd door een mail van Dienst Justis van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Hierin wordt gevraagd of de medewerker de klaargezette aanvraag wil accorderen. Deze mail is 30 dagen geldig. Na ontvangst van de VOG dient deze originele papieren VOG per post naar Scouting Nederland gestuurd te worden. Pas na ontvangst van de originele papieren VOG door Scouting Nederland kan de benoeming definitief worden gemaakt.
Na ontvangst van de VOG wordt de medewerker definitief benoemd of ingeschreven.
De medewerker dient zich apart in te schrijven via het inschrijfformulier, in Scouts Online (SOL), waarbij hij of zij akkoord gaat met deze medewerkersvoorwaarden en het incasseren van de medewerkersbijdrage.
Per omgaande wordt een e-mail verzonden met een bevestiging van de inschrijving met een registratienummer. Indien de medewerker deze mail niet ontvangt, dient hij of zij contact op te nemen met de organisatie.
Wijzigingen in de informatie op het inschrijfformulier dienen direct te worden doorgegeven aan de organisatie.

5. Medewerkersbijdrage & betaling

De medewerkersbijdrage is voorlopig vastgesteld op € 32,- (zegge tweeëndertig euro) per persoon. Voor deze medewerkersbijdrage krijgt de medewerker:

Deelname aan de LSW inclusief kampeeraccommodatie, programma/planning, koffie/thee/ranja, ontbijt, lunch en avondmaaltijd en een LSW badge.
Informatie gedurende het gehele traject.
Het is mogelijk dat tijdens de voorbereiding onvoorziene mee- of tegenvallers ontstaan, bijvoorbeeld vanwege wisselkoers of vervoerskosten. Als deze onvoorziene omstandigheden zich voordoen, kan de medewerkersbijdrage met maximaal 10% naar boven of naar beneden bijgesteld worden. Er zal pas een bijstelling worden gedaan als het voor- of nadeel minimaal € 50,- is.
De medewerkersbijdrage wordt uiterlijk op 1 januari definitief vastgesteld.
Betaling van de medewerkersbijdrage wordt gedaan via iDEAL.
Bij inschrijving dient direct het inschrijfgeld á € 32,-  direct voldaan te worden.
Als de betaling via iDEAL niet gelukt is, volgt eerst een herinnering. Als binnen de in de herinnering genoemde betaaltermijn het bedrag ook niet ontvangen is, volgt uitsluiting van deelname.
Mocht een medewerker geen gebruik willen of kunnen maken van een deel van de aangeboden activiteiten of faciliteiten, zonder dat er sprake is van annulering of uitsluiting van de deelname, dan blijft de gehele medewerkersbijdrage verschuldigd.
De medewerker ontvangt geen factuur per post, deze is te downloaden vanuit Scouts Online.

6. Verzekeringen en aansprakelijkheid

Er zijn via Scouting Nederland collectieve verzekeringen afgesloten voor ongevallen en aansprakelijkheid. Pas wanneer de verzekering van de medewerker de kosten van de schade niet vergoedt, treedt de collectieve verzekering in werking. De collectieve ongevallenverzekering vergoedt geen inkomensderving ten gevolge van een ongeval. De collectieve aansprakelijkheidsverzekering sluit aansprakelijkheidskwesties tussen leden van Scouting Nederland uit.
Scouting Nederland noch de LSW organisatie is aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van medewerkers tijdens de LSW of gedurende de reis van en naar het evenement. De medewerker kan in geval van roekeloos of ondeskundig gedrag, aansprakelijk worden gesteld voor de schade die is ontstaan.
Medewerkers kunnen eventueel voor de duur van de LSW een reis- en bagageverzekering afsluiten via www.scouting.nl – Ondersteuning – Verzekeringen.
In de medewerkersbijdrage is geen ziektekosten-, reis-, bagage- en annuleringsverzekering opgenomen.
Voor de organiserende teams/medewerkers is er een mogelijkheid tot opgave van verzekering van persoonlijke goederen waarvan het gebruik is ten behoeve van het evenement. De controle van deze opgave ligt bij het organisatieteam.

7. Annulering

Wordt de deelname na inschrijving met opgave van redenen door de medewerker geannuleerd, dan wordt de medewerkersbijdrage terugbetaald, met uitzondering van de kosten die Scouting Nederland al heeft gemaakt en niet meer kan terugvorderen.
Indien een hogere medewerkersbijdrage zoals omschreven in artikel 4.2 voor de medewerker aanleiding is om niet deel te nemen, kan deze de deelname annuleren. Dit dient uiterlijk twee weken na de bekendmaking van de definitieve medewerkersbijdrage schriftelijke te worden gemeld. In dat geval zal de reeds betaalde medewerkersbijdrage – na aftrek van eventueel reeds geleverde prestaties – aan de medewerker te worden terugbetaald.
Bij annulering binnen vier weken voor aanvang van de LSW beslist de projectleiding of en in hoeverre de medewerkersbijdrage wordt terugbetaald.
De annulering moet altijd schriftelijk per e-mail worden gemeld via medewerkers@lsw.scouting.nl, t.a.v de organisatie. De annulering is pas definitief bij ontvangst door de organisatie. De ontvangst wordt binnen 5 dagen via email bevestigd.
Als op basis van een besluit van de organisatie de deelname voor aanvang van het evenement geannuleerd wordt, dan wordt de medewerkersbijdrage terugbetaald, met uitzondering van reeds geleverde prestaties.
Als het evenement door een buiten de invloed van Scouting Nederland gelegen oorzaak (overmacht) wordt afgelast, moet worden verplaatst of niet door kan gaan volgens plan, kan Scouting Nederland besluiten het evenement te verplaatsen of (verdere) deelname te annuleren. Indien in een dergelijk geval de overeenkomst wordt beëindigd, zullen reeds betaalde medewerkersgelden worden terugbetaald, met uitzondering van de kosten voor reeds geleverde prestaties die niet ongedaan gemaakt kunnen worden.

8. Gezondheid

Voeding bestaat uit een normaal voedingspakket met eventueel eenvoudige dieetaanpassingen. Eventuele extra kosten die gemaakt dienen te worden voor een bijzonder dieet, komen, na overleg, voor rekening van de medewerker.
Zijn de gezondheid van de medewerker (lichamelijk en/of geestelijk), het gebruik van medicijnen of een speciaal dieet zodanig, dat de organisatie vraagtekens heeft bij deelname aan de LSW, dan legt de organisatie de beoordeling of een medewerker kan deelnemen voor aan het hoofd EHBO van de LSW. Het oordeel van deze is bindend.
Door met deze medewerkersvoorwaarden akkoord te gaan geeft de (wettelijk vertegenwoordiger van) de medewerker toestemming voor spoedeisende hulp.

9. Communicatie en privacy

De organisatie zal mogelijk gebruik maken van sponsoren. Het is noodzakelijk dat conflicten worden voorkomen door alle sponsoractiviteiten te coördineren via de organisatie.
De in het formulier gevraagde gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de LSW. De gegevens worden niet verstrekt aan derden en na afronding van het evenement vernietigd. De gegevens zijn slechts toegankelijk voor de personen die dit voor de uitoefening van hun functie in de organisatie nodig hebben.
Voor communicatie wordt onder andere e-mail gebruikt om de medewerkers van informatie te voorzien over de LSW. De medewerker gaat akkoord met het ontvangen van berichten op zijn/haar e-mail adres en is verantwoordelijk voor het zelf opnemen van zijn juiste e-mailadres in Scouts Online.
Elke medewerker houdt zichzelf zo goed mogelijk op de hoogte van alle informatie over de LSW die via nieuwsbrieven, website, mobiele kanalen etc. wordt verspreid.
Door in te schrijven verleent de medewerker toestemming aan Scouting Nederland en de organisatie van de LSW om beeldmateriaal dat tijdens de LSW gemaakt wordt vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Voor beeldmateriaal dat de medewerker verstrekt aan Scouting Nederland en de organisatie verleent medewerker toestemming dit vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Indien de medewerker tegen bepaald gebruik bezwaar wil maken, kan dit kenbaar gemaakt worden door een bericht te sturen aan medewerkers@lsw.scouting.nl, onder vermelding van voor en achternaam.
Scouting Nederland en de organisatie kunnen bij bepaalde gelegenheden het maken van beeldmateriaal door de medewerker (foto/video) weigeren/ verbieden.

10. Overige voorwaarden

Van de medewerker wordt verwacht dat hij zich naar behoren gedraagt en zich houdt aan de huisregels van de LSW (onderaan deze voorwaarden) evenals de gedragscode en regels die gelden binnen Scouting Nederland. De organisatie behoudt zich het recht voor om medewerkers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan  de LSW. Al betaalde medewerkersgelden worden in dit geval niet terugbetaald.
Mocht uitsluiting door de organisatie plaatsvinden op locatie, dan zijn de extra kosten die daaraan zijn verbonden, bijvoorbeeld een eerdere retourreis, voor rekening van de medewerker.
De Vereniging Scouting Nederland is een non-profit organisatie die uitsluitend en incidenteel reizen organiseert voor haar leden als onderdeel van de doelstellingen van de vereniging. Titel 7A van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek (Pakketreisovereenkomst en Gekoppeld reisarrangement) is daarom niet van toepassing op een overeenkomst van deelname die door de vereniging met de medewerker wordt afgesloten.
Publicatiefouten voorbehouden.
In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.
Eventuele klachten over de procedure of het evenement kunnen gericht worden aan medewerkers@lsw.scouting.nl. In eerste instantie zal de organisatie van de LSW de klacht behandelen. Hiertegen kan bezwaar worden ingediend bij de geschillencommissie of commissie van Beroep van Scouting Nederland via Team Juridische Zaken (juridischezaken@scouting.nl).
Scouting Nederland is slechts aansprakelijk voor schade, zoals verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van de medewerker wanneer dit aantoonbaar te wijten is aan opzet of grove nalatigheid van de organisatie en/of Scouting Nederland.
Het aanvaarden van aansprakelijkheid wordt beperkt tot de waarde van de overeenkomst van deelname en bedraagt nooit meer dan het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar van Scouting Nederland in het desbetreffende geval uitkeert, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico van Scouting Nederland dat volgens de polisvoorwaarden niet ten laste van de verzekeraar komt.
Voor financieel onvermogen van een in de overeenkomst betrokken dienstverlener is Scouting Nederland niet aansprakelijk.
Scouting Nederland aanvaard geen aansprakelijkheid voor schade welke gedekt is via een ziektekosten/ongevallen-, reis- en/of annuleringsverzekering van de medewerker.
Scouting Nederland is nooit aansprakelijk voor vergoeding van indirecte of gevolgschade (waaronder maar niet uitsluitend wordt begrepen gevolgschade, gederfde winst, inkomstenderving, gemiste besparingen, en schade door bedrijfsstagnatie), dan wel voor schade die de medewerker lijdt in het kader van de uitoefening van zijn beroep of bedrijf.
Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.

11. Aanvullende Huisregels LSW

Aanwezigheid

Alle medewerkers zijn gedurende de hele LSW aanwezig. Voor medewerkers duurt de LSW van vrijdagavond 18.00 uur/21.00 uur tot maandagavond 18.00 uur. Voor bepaalde functies is het nodig om al eerder en/of langer aanwezig te zijn. Hierover maak je aparte afspraken met het organisatieteam. Ook algemeen medewerkers kunnen op het inschrijfformulier aangeven als zij eerder willen aansluiten voor hulp de opbouw.

Gedrag/normen en waarden

Wanneer jeugddeelnemers of medewerkers zich ernstig storen aan het gedrag van iemand en zich belemmerd voelen in hun LSW beleving is er sprake van aanstootgevend gedrag. De projectleiding behoudt zich het recht voor om medewerkers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan de LSW. Deze medewerkers kunnen vervolgens geen aanspraak maken op restitutie van de betaalde deelnemersbijdrage.

Roken, alcohol, drugs

Gedurende de LSW is het bezit en gebruik van drugs verboden. Roken is alleen toegestaan voor medewerkers op de daarvoor aangewezen locaties. In de aanwezigheid van jeugddeelnemers is roken niet toegestaan. In de medewerkersbar zijn ’s avonds frisdranken, bier en wijn tegen betaling verkrijgbaar. Verder zijn het bezit en gebruik van alcohol op het terrein niet toegestaan. Het alcoholbeleid van Scouting Nederland is van toepassing.

Ontwerp- en eigendomsrecht

Door inschrijving verklaart de medewerker eventuele auteursrechten  van alle producten, activiteiten en programma’s die ten dienste van de LSW worden ontwikkeld  over te dragen aan Scouting Nederland. De in opdracht van de LSW ontwikkelde ontwerpen, producten en programma’s mogen niet zonder voorafgaande toestemming van de projectleiding worden gebruikt door individuen.

Declaraties 

Declaraties van de organiserende teams/medewerkers moeten uiterlijk 30 dagen na afloop van de LSW ingediend worden middels een volledig ingevuld declaratieformulier bij het diensthoofd, en moeten voorzien zijn van de originele bonnen. Per LSW onderdeel is er voorafgaand aan de LSW een budget opgesteld. Zonder toestemming van de penningmeester is het niet toegestaan van deze budgetten af te wijken. Definitieve beoordeling en fiattering van declaraties en facturen gebeurt door de Penningmeester van de LSW.

Huisdieren

Uit het oogpunt van hygiëne is het niet toegestaan een huisdier mee te nemen naar de LSW.

Tot slot

Voorts is het huishoudelijk reglement van de vereniging Scouting Nederland onverminderd van kracht. Dit reglement is te vinden op www.scouting.nl. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de projectleiding